מה זה Power Query?

Power Query הוא כלי רב-עוצמה המובנה באקסל שמאפשר לכם לייבא, לעבד, ולנקות נתונים ממקורות מגוונים בקלות וביעילות. תוכלו למשוך נתונים מקבצי Excel, מסדי נתונים, אתרי אינטרנט, קובצי CSV, ועוד, ולבצע עליהם מגוון רחב של פעולות כמו הסרת כפילויות, איחוד טבלאות, ושינוי מבנה הנתונים. כל תהליך העיבוד שנבנה נשמר, כך שבפעם הבאה שתעדכנו את הנתונים המקוריים, כל השלבים יבוצעו מחדש אוטומטית, ותקבלו את הדוח המעודכן באופן מיידי.

למה כדאי להשתמש ב-Power Query ולא בנוסחאות הרגילות באקסל?

נוסחאות באקסל מצוינות לניתוחי נתונים בסיסיים, אך כאשר מדובר במידע כבד או מורכב שמגיע ממספר מקורות, נוסחאות עלולות להפוך למורכבות ומסורבלות. Power Query מציע פתרון יעיל, בו ניתן לעבד נתונים באופן אוטומטי, פשוט ונגיש, בלי כתיבה של נוסחאות מסובכות או חזרה על פעולות ידניות. בנוסף, Power Query שומר את כל שלבי העיבוד, כך שניתן לעדכן את הנתונים בקלות בלחיצת כפתור, מה שמפחית את הסיכון לטעויות אנושיות ומאפשר לכם ליהנות מנתונים מדויקים ומעודכנים.

איך Power Query עוזר בניהול נתונים שמגיעים ממקורות שונים?

Power Query מותאם באופן מושלם לניהול נתונים ממקורות מגוונים. לדוגמה, אם יש לכם קבצי אקסל חודשיים עם נתוני מכירות, תוכלו בקלות לייבא את כולם לתוך דוח שנתי מרוכז ולבצע איחוד של כל הקבצים במקום אחד. כל נתון חדש שתוסיפו ייכנס לתהליך העיבוד המוגדר ויתעדכן אוטומטית, כך שתוכלו לבחון את הנתונים בצורה כוללת מבלי לעבור על כל קובץ בנפרד.

האם Power Query מתאים למי שאין לו ניסיון עם קוד או תכנות?

בהחלט כן! Power Query מעוצב בצורה שתתאים גם למשתמשים ללא ידע בתכנות או קוד. הממשק מבוסס על פעולות פשוטות כמו בחירה ולחיצה, והכלים בעבודה עם הנתונים הם ברורים, נוחים, ואינטואיטיביים. גם אם יש צורך בעיבודים מתקדמים יותר, Power Query מספק צעדים ידידותיים למשתמש המתחיל, כך שהוא נגיש לכל אחד ומאפשר להשיג תוצאות מצוינות גם ללא ידע טכני מעמיק.

האם אפשר להשתמש ב-Power Query רק באקסל?

לא. Power Query זמין גם בכלים נוספים כמו Power BI ו-Excel Online, מה שמאפשר לנתח נתונים בצורה אחידה ומדויקת גם במערכות נוספות של מיקרוסופט. כך אפשר להתחיל לנתח נתונים בסיסיים באקסל, ולהמשיך לנתח בצורה מתקדמת יותר ב-Power BI ליצירת דוחות ויזואליים ודינמיים. Power Query משלב יכולות שמתאימות הן למשתמש הבסיסי באקסל והן למשתמשים מתקדמים בכלי ניתוח נוספים.

מה היתרונות של Power Query לעומת ייבוא נתונים ידני?

ייבוא נתונים ידני דורש העתקה והדבקה שלעיתים מובילה לטעויות ועיכובים מיותרים. Power Query מאפשר לייבא ולעבד את כל הנתונים באופן אוטומטי, תוך שמירה על תהליך העבודה הקבוע. כל שינוי בנתונים המקוריים יתעדכן בצורה מהירה ויעילה בלחיצת כפתור אחת, מה שמאפשר לכם לחסוך זמן ולהתמקד בניתוח הנתונים במקום בתהליכי הכנה מעייפים.

איזה סוגי נתונים Power Query יכול לייבא?

Power Query תומך במגוון רחב של מקורות נתונים, כולל קבצי Excel ו-CSV, מסדי נתונים כמו SQL, אתרי אינטרנט, קבצים ממערכות ERP ואפילו שירותי ענן כמו Azure. הכלי מאפשר למשוך את כל המידע החשוב למקום אחד ולהפיק דוחות מקיפים בקלות. כך אתם יכולים לאחד נתונים ממקורות שונים בלי צורך להתאמץ או לחזור על פעולות ידניות.

מה אפשר לעשות עם הנתונים ב-Power Query?

Power Query מציע מגוון כלים לעיבוד נתונים בהתאם לצרכים שלכם: הסרת כפילויות, סינון נתונים, שינוי שמות עמודות, מיזוג טבלאות ועוד. כל שינוי שתבצעו נשמר, כך שבפעם הבאה שתייבאו נתונים חדשים, כל השלבים יבוצעו שוב אוטומטית, ותקבלו דוח מעודכן ללא צורך בהגדרות נוספות. זהו פתרון אידיאלי לעבודה קבועה על דוחות שאמורים להתעדכן מעת לעת.

איך Power Query חוסך לי זמן בעבודה שוטפת?

אחד היתרונות הגדולים של Power Query הוא השמירה על תהליך העבודה. לאחר שהגדרתם את תהליך העיבוד פעם אחת, כל שינוי בנתונים המקוריים יתעדכן אוטומטית. לדוגמה, בדוח חודשי על בסיס קבצי מכירות, כל מה שעליכם לעשות הוא להוסיף את הקובץ החדש, ללחוץ על “רענן” ולקבל דוח מעודכן תוך שניות, מבלי לעבור מחדש על כל השלבים.

האם אפשר לשתף את הדוחות שאני יוצר ב-Power Query עם אחרים?

בהחלט. אפשר לשמור דוחות Power Query באקסל או בפלטפורמות ענן כמו OneDrive, ולאפשר לעמיתים גישה לדוחות המוכנים. בנוסף, ניתן לשמור את תהליך העבודה כטמפלייט (תבנית), כך שכל אחד יוכל להשתמש בתהליך העיבוד שהוגדר וליישם אותו על נתונים דומים בקבצים אחרים.

האם Power Query תומך בנתונים היסטוריים ובחישובים מצטברים?

Power Query מאפשר לנהל נתונים היסטוריים וליצור דוחות מסכמים לתקופות קודמות. ניתן לייבא נתונים משנים קודמות ולהפיק מהם תובנות במידת הצורך. לחישובים מצטברים מורכבים במיוחד, ניתן לשלב את Power Query עם כלים נוספים כמו Power Pivot או Power BI כדי להשיג ניתוחים מותאמים ומעמיקים יותר.

כיצד Power Query מתמודד עם נתונים שמשתנים לעיתים קרובות?

Power Query מתאים באופן מושלם לניהול נתונים דינמיים. עם שמירת תהליך העבודה, כל שינוי בנתונים המקוריים יתעדכן אוטומטית בעת רענון הנתונים. כך, אם נוספו נתונים חדשים או בוצעו שינויים, תוכלו לקבל את הדוח המעודכן מיידית ללא צורך בעבודה נוספת.

האם Power Query הוא חלק מאקסל, או שיש צורך להוריד אותו בנפרד?

בגרסאות מתקדמות של אקסל (אקסל 2016 ומעלה או Microsoft 365), Power Query מובנה ונגיש בתפריט “נתונים” (Data). בגרסאות ישנות יותר, ניתן להוריד אותו כתוסף חינמי. הכלי נגיש, קל לשימוש וזמין בצורה נוחה כחלק מאקסל במרבית הגרסאות.

האם אפשר לשלב את Power Query עם כלים נוספים באקסל, כמו VBA?

Power Query משתלב נהדר עם VBA, כך שניתן להגדיר מאקרו שיפעיל את הרענון של השאילתה או להשתמש ב-VBA כדי להפעיל את Power Query כחלק מתהליך עבודה אוטומטי. השילוב מאפשר למשתמשים מתקדמים להוסיף לוגיקה מורכבת ומותאמת אישית וליצור תהליכים רחבים שמבוססים על Power Query ויכולות VBA באקסל.

אני רוצה להתחיל עם Power Query. האם אפשר ללמוד אותו לבד?

בהחלט! קיימים מדריכים מקוונים רבים שיכולים לעזור לכם ללמוד Power Query באופן עצמאי, ולהבין את השלבים הבסיסיים לשימוש בכלי בעבודה יומיומית. עם זאת, כדי להפיק את המיטב וללמוד את הכלים המתקדמים שמציע Power Query, מומלץ להיעזר בקורסים מסודרים. באקסלנט מציעים שתי סדנאות – סדנה למתחילים וסדנה למתקדמים, כך שתוכלו להתאים את רמת הלימוד לרמת הידע והניסיון שלכם. ניתן ללמוד בצורה גמישה, עם אפשרות להדרכה אישית מותאמת אישית, סדנת זום קבוצתית או להזמין הדרכה לעובדים אצלכם בחברה, בהתאם לצרכים ולנוחות שלכם.
למידע מלא על הסדנאות לחץ כאן >

Power Query – עיבוד וטרנספורמציה של נתונים

Power Query הוא כלי רב-עוצמה לייבוא ועיבוד נתונים, המספק יכולות מתקדמות להפיכת נתונים גולמיים למידע שניתן לעבוד איתו בקלות. כלי זה מאפשר לשאוב נתונים ממקורות שונים, כגון קבצי אקסל, טקסט, מסדי נתונים, שרתי SQL, אתרי אינטרנט, ועוד. הנה כמה מהפונקציות המרכזיות של Power Query:

• ייבוא נתונים ממקורות מרובים: ניתן לייבא נתונים ממספר קבצים שונים, לאחד אותם לכדי טבלה אחת ולהסיר כפילויות. הכלי מתאים במיוחד למשתמשים שצריכים לייבא נתונים ממספר מקורות ולעבוד עם כמויות גדולות של מידע.
• מיזוג (Merge) ושילוב (Append): Power Query מאפשר לשלב טבלאות שונות על ידי מיזוג (כמו פונקציית VLOOKUP) או הוספת שורות מטבלאות נפרדות (Append). כלים אלו חיוניים במיוחד כאשר עובדים עם נתונים שמגיעים ממקורות שונים וצריכים לשלבם יחד.
• סינון מתקדם: ניתן לבצע סינון מתקדם על הנתונים ולבחור רק את השורות הרלוונטיות, כגון ערכים מסוימים, תאריכים בטווח מסוים, או נתונים שעומדים בתנאים ספציפיים.
• שינוי מבנה נתונים: Power Query מאפשר לשנות את מבנה הנתונים, כגון חלוקה לטורים, שינוי סוגי נתונים (מספרים, תאריכים, טקסט), והסרת ערכים מיותרים, כך שהנתונים יהיו מוכנים לניתוח מתקדם.
• אוטומציה של התהליכים: כל שלבי העיבוד שאתה מבצע מוקלטים ונשמרים בתוך השאילתה, כך שבפעם הבאה שתוסיף נתונים חדשים למקור, Power Query יוכל לעדכן את הנתונים באופן אוטומטי על פי אותם שלבים ללא צורך להתחיל מההתחלה.
  
• לשאלות נפוצות על Power Query לחץ כאן >

Power Pivot – ניתוח מודלים מתקדמים בעזרת DAX

Power Pivot הוא כלי עוצמתי נוסף המאפשר בניית מודלים מורכבים וניתוח של נתונים בהיקפים גדולים על ידי עבודה עם טבלאות מרובות וביצוע חישובים מתקדמים באמצעות שפת DAX (Data Analysis Expressions). הכלי מתאים במיוחד למשתמשים עסקיים ולמנתחי נתונים שרוצים לבנות מודלים עוצמתיים באקסל.

• קשרים בין טבלאות: באמצעות Power Pivot, ניתן ליצור קשרים בין טבלאות שונות (כמו בבסיסי נתונים) ולבנות מודל נתונים שמאפשר לנתח את המידע בכלים כמו טבלאות ציר ודשבורדים. לדוגמה, ניתן לקשר טבלת “מכירות” עם טבלת “לקוחות” לפי מזהה לקוח כדי להציג מידע מורכב בצורה פשוטה.
• שימוש ב-DAX לחישובים מורכבים: DAX היא שפת חישוב המאפשרת ליצור מדדים וסטטיסטיקות מתקדמות, כמו סכומי מכירות, ממוצעים, חישובים מותנים ועוד. לדוגמה, ניתן ליצור מדד שמחשב את סך המכירות לפי חודש, מוצר, או קטגוריה ולהציג את התוצאות בקלות.
• חישובים מותנים ומורכבים: באמצעות DAX, ניתן לבצע חישובים מורכבים שמבוססים על תנאים, כגון חישוב סך המכירות של קטגוריה מסוימת באיזור גיאוגרפי מסוים. כל זה מתבצע בזמן אמת, ומאפשר לנתח נתונים לפי פילוחים מותאמים אישית.
• ביצועים גבוהים עם מערכי נתונים גדולים: Power Pivot עובד עם מערכי נתונים גדולים ומאפשר ניתוח יעיל של נתונים רבים יותר ממה שאקסל רגיל יכול להתמודד. הכלי מבוסס על טכנולוגיה המיועדת לעבודה עם נתונים בהיקפים גדולים במיוחד, ויכול לנהל מאות אלפי ואף מיליוני שורות נתונים.
• שימוש בטבלאות ציר מתקדמות: המודלים שנבנים ב-Power Pivot מאפשרים להשתמש בטבלאות ציר (Pivot Tables) מתקדמות, עם פילוחים וניתוחים שיכולים להתבסס על מספר טבלאות וקשרים ביניהן, ולהציג תוצאות מחושבות ודינמיות.

שילוב של Power Query ו-Power Pivot

השילוב בין Power Query ו-Power Pivot מאפשר גמישות מדהימה בניהול ובניתוח של מערכי נתונים מורכבים. התהליך מתחיל ב-Power Query, שם מבצעים את כל הטרנספורמציות הדרושות ומעצבים את הנתונים לפי הצורך. לאחר שהנתונים מוכנים, מעבירים אותם ל-Power Pivot, שם ניתן ליצור קשרים בין הטבלאות, להגדיר מדדים בעזרת DAX ולבצע ניתוחים מעמיקים.

לדוגמה, תוכל לייבא נתוני מכירות ממערכת CRM באמצעות Power Query, לעצב אותם לפי דרישותיך, ואז להשתמש ב-Power Pivot כדי לבנות מודל שמציג את המכירות לפי קטגוריות ומוצרים שונים. כלים אלו יכולים להקל מאוד על תהליכי קבלת ההחלטות בארגון.

למה Power Query ו-Power Pivot הם חובה?

אם אתה עובד עם כמויות גדולות של נתונים ורוצה לחסוך זמן ולהימנע מביצוע פעולות ידניות, Power Query ו-Power Pivot הם כלים שלא תרצה לוותר עליהם. הם מאפשרים לנהל ולעבד את הנתונים שלך בצורה אוטומטית ומסודרת, ליצור קשרים מורכבים בין טבלאות, ולבצע ניתוחים שמבוססים על אלגוריתמים מתקדמים. בעזרת הכלים הללו, כל ניתוח נתונים נעשה יעיל יותר, מהיר יותר, ומדויק יותר.

שימוש בקיצורי מקלדת

אחת הדרכים הקלות לשיפור מהירות העבודה היא להשתמש בקיצורי מקלדת. הנה כמה קיצורים בסיסיים שחוסכים הרבה זמן:
Alt + Enter – ירידת שורה בתוך תא

מאפשר להוסיף שורה חדשה בתוך אותו תא. שימושי במיוחד כשכותבים טקסט מרובה שורות בתא אחד.

Ctrl + ; (נקודה-פסיק) – הוספת תאריך נוכחי בתא

מכניס את התאריך הנוכחי (היום) בתא. מתאים לתיוג תאריכים באופן מיידי.

Ctrl + Shift + : (נקודותיים) – הוספת שעה נוכחית בתא

מכניס את השעה הנוכחית בתא, שימושי במיוחד לעבודה עם זמנים.

Ctrl + ` (גרש עליון, ליד מקש הספרה 1) – הצגת כל הנוסחאות בגיליון

מציג את כל הנוסחאות בגיליון, כך שניתן לראות בבת אחת את הנוסחאות במקום הערכים שלהן. ללחוץ שוב כדי לחזור לתצוגה הרגילה.

F4 – חזרה על פעולה אחרונה

מבצע מחדש את הפעולה האחרונה שביצעת, כמו הוספת עיצוב, החלת גבולות, או מחיקה. מתאים במיוחד לחזרה על עיצוב תאים.

Ctrl + Shift + U – פתיחה וסגירה של שורת הנוסחאות

מגדיל או מקטין את שורת הנוסחאות, כדי שיהיה נוח יותר לערוך נוסחאות ארוכות.

Ctrl + 1 – פתיחת חלון עיצוב תאים

פותח את תפריט עיצוב התאים, שם ניתן לשנות את סוג הנתונים, העיצוב, הגבולות ועוד.

Ctrl + Shift + + (פלוס) – הוספת שורה או עמודה

מוסיף שורה חדשה כאשר תא מסוים מסומן. (Ctrl + – יאפשר למחוק שורה או עמודה).

Alt + H + E + A – ניקוי תוכן ועיצוב תא

מנקה את כל התוכן והעיצוב בתא/ים שנבחרו ומחזיר אותם למצב נקי.

Alt + = – הוספת פונקציית SUM אוטומטית

מכניס את פונקציית SUM בטווח שנבחר או מסכם את כל הערכים בעמודה/שורה במיקום הסמן.

Ctrl + Shift + Arrow Key (חץ) – בחירת טווח נתונים

בוחר במהירות את כל הנתונים בטווח מסוים עד סוף הגיליון, בהתאם לכיוון החץ.

Ctrl + Shift + 5 (% Percent Format) – עיצוב אחוזים

מעצב את הערך הנבחר באחוזים, שימושי במיוחד לעבודה עם נתונים כספיים או דוחות KPI.

Ctrl + Shift + $ – עיצוב מטבע

מעצב את הערכים בתאים כסכום כספי, בהתאם למטבע המוגדר בברירת המחדל.

Ctrl + [ או Ctrl + ] – מעקב אחרי תאים בנוסחאות

Ctrl + [ מאפשר לקפוץ לתא שהנוסחה מתייחסת אליו; Ctrl + ] יאפשר חזרה אחורה.

Shift + F2 – הוספת הערה או עריכת הערה בתא

מוסיף או עורך הערה בתא כדי להוסיף הסבר או תזכורת בנוגע לערכים בתא.

הפיכת הנתונים לטבלה דינמית

הטבלה הדינמית (Ctrl + T) היא אחד מהכלים המועילים ביותר באקסל. כאשר הופכים את הנתונים לטבלה דינמית, הם מתעדכנים אוטומטית כשמוסיפים נתונים חדשים, וכל הפורמטים והחישובים מתבצעים על כל שורת נתונים באופן אוטומטי. בנוסף, הטבלה מציעה סינון אוטומטי, עיצוב קל ומראה מקצועי ומסודר.

שימוש בפונקציות מתקדמות

פונקציות מתקדמות יכולות לשפר משמעותית את הניתוח והחישוב של נתונים. הנה כמה מהן:
• VLOOKUP / XLOOKUP: למציאת ערכים בטבלאות גדולות על בסיס משתנה מסוים.
• IF: לבדיקת תנאים והצגת תוצאה מותאמת.
• SUMIF / COUNTIF: לסכימת ערכים או ספירת ערכים שעומדים בתנאי מסוים.
• INDEX + MATCH: למציאת ערכים מדויקים בצורה גמישה יותר מ-VLOOKUP.
הפונקציות האלה מאפשרות לבצע ניתוחי נתונים מורכבים בצורה יעילה ונוחה יותר.

בניית לוחות מחוונים (Dashboards)

לוחות מחוונים מאפשרים לך להציג נתונים וניתוחים באופן ויזואלי. אקסל מציע מגוון כלים לבניית גרפים, טבלאות ציר ומדדים KPI, שיכולים להפוך את הנתונים שלך למובנים וברורים לכל משתמש. עיצוב נכון של לוח מחוונים נותן מבט-על מהיר על הנתונים החשובים ביותר ומקל על קבלת החלטות.

שימוש בכלי סינון ומיון מתקדמים

כאשר עובדים עם כמות גדולה של נתונים, חשוב לדעת לסנן ולמיין אותם בצורה שתאפשר התמקדות בנתונים החשובים בלבד. אקסל מציע כלים מתקדמים כמו:
• סינון מותאם אישית: אפשר לסנן לפי ערכים ספציפיים, תאריכים, או ערכים מעל או מתחת לרף מסוים.
• מיון לפי צבע: לסדר נתונים על פי צבעי תאים, מה שיכול לעזור כאשר מבוצעים תהליכי סימון ידני.
• סינון דינמי עם כלי Power Query מאפשר לך לבנות פעם אחת תוכנית לסינון קבוע של טבלה ואז כשנוסף עוד מידע הסינונים מתעדכנים בצורה אוטומטית

עיצוב מותנה (Conditional Formatting)

עיצוב מותנה הוא כלי עוצמתי שמאפשר להדגיש נתונים חשובים במבט אחד. ניתן להשתמש בעיצוב מותנה כדי להבליט תאים עם ערכים חריגים, להציג מגמות, לסמן ערכים שחורגים מטווח מסוים ועוד. אפשר להגדיר צבעים, סמלים או פסי נתונים לפי תנאים שתגדיר, כך שהמספרים הבולטים יקפצו לעין במהירות.

היכרות עם Power Query ו-Power Pivot

כלים אלה מאפשרים לייבא ולעבד נתונים ממקורות שונים ולהפוך את התהליך לאוטומטי. Power Query מאפשר לבצע טרנספורמציות מתקדמות על הנתונים (כמו מיזוג, סינון ואיחוד טבלאות), ו-Power Pivot מאפשר ליצור מודלים עם קשרים בין טבלאות ולבצע ניתוחים מתקדמים באמצעות DAX. כלים אלה הם חובה לעובדים עם כמויות גדולות של נתונים שרוצים לחסוך זמן.
להרחבה על הכלים העוצמתיים הזמינים לך במחשב – לחץ כאן >

שמירה והגנה על קבצים

כדאי להגדיר סיסמאות לקבצים חשובים כדי לשמור עליהם מוגנים. כמו כן, ניתן להפעיל אפשרות שמירת גרסאות קודמות כדי לחזור לגרסה קודמת במידה ומשהו השתבש. אפשרויות אלו נותנות ביטחון נוסף בעבודה עם קבצים גדולים ורגישים.

תכנון ומבנה נכון של דאטה באקסל

ארגון נכון של הדאטה עוזר למנוע בלבול ולשמור על סדר ברור בנתונים. לדוגמה:
• השתמש בכותרות ברורות לכל עמודה.
• השתמש בגליונות נפרדים רק לנושאים נפרדים.
• רכז את כל הדאטה בטבלה מרכזת אחת גדולה.
סדר וארגון בגיליון העבודה הופכים את הנתונים לקלים יותר לניהול ולשימוש.

היכרות עם AI באקסל

הוספת יכולות AI לעבודה באקסל היא דרך מצוינת לשדרג את הניתוחים שלך ולקבל תובנות מהירות ומדויקות. כלים אלה יכולים לחסוך לך זמן רב ולאפשר לך להפיק תועלת מרבית מהנתונים שלך, ולהפוך את אקסל לכלי חכם ואפקטיבי יותר מאי פעם.

השקעה בלמידה מתקדמת

השקעה בלמידה של תכונות מתקדמות באקסל או השתתפות בקורסים יכולה לפתוח לך עולם שלם של אפשרויות חדשות. תמיד יש עוד מה ללמוד באקסל, ותכנים מתקדמים כמו אוטומציות באמצעות VBA, שימוש בפונקציות דינמיות (כמו FILTER ו-UNIQUE) יכולים לשדרג את יכולותיך ולפתור בעיות בצורה יעילה יותר.

לסיכום

שיפור העבודה באקסל מתחיל מהיכרות עם הכלים הבסיסיים, ומשם אפשר להתקדם לכלים מתקדמים יותר שיאפשרו לך לנהל נתונים בצורה חכמה ומסודרת. אם תתחיל לשלב כלים כמו עיצוב מותנה, טבלאות דינמיות ופונקציות מתקדמות, תוכל להפוך את אקסל לכלי עבודה חזק שעובד עבורך – ומייעל לך את התהליכים. זכור שהשקעה קטנה בלמידה עכשיו תחסוך לך זמן יקר בהמשך.

איך תהליך האפיון תורם להצלחת הקורס לעובדים ?

כאשר בוחרים קורס אקסל לעובדים, אפיון צרכים נכון הוא הצעד הראשון להצלחת תהליך הלמידה. אפיון מדויק מסייע להגדיר את מטרות הקורס, את התכנים הנדרשים, ואת רמת הידע של העובדים, כך שהקורס יהיה מותאם לעבודה היומיומית שלהם. קורס אקסל המותאם לצרכי הארגון מאפשר לעובדים לקבל כלים ישומיים המותאמים באופן אישי לתפקידים השונים, דבר שמייעל את תהליכי העבודה בארגון ומוביל לשיפור מידי בביצועים.

אילו שאלות חשובות לשאול בתהליך אפיון הקורס?

כאשר בוחרים קורס אקסל לעסקים, כדאי להעלות שאלות כמו:
• מהו הידע הנוכחי של העובדים באקסל?
קביעת רמת הידע הקיימת מסייעת להתאים את תכני הקורס ולהציע חוויית למידה משמעותית וממוקדת.
• איזה סוג עבודה מתבצע עם אקסל בעסק?
הבנת סוגי הנתונים, ניתוחים ודוחות שדורשים ניהול, תאפשר לקורס לכלול תכנים רלוונטיים לצרכים אלו.
• מהן המטרות המרכזיות של קורס האקסל עבור העסק?
חשוב להגדיר מטרות כמו חיזוק ניתוחי נתונים, בניית דוחות, או שימוש בפונקציות אוטומטיות שיסייעו בעבודה השוטפת.

איך האפיון תורם להצלחת קורס אקסל לעובדים?

אפיון צרכים מדויק הוא כלי עזר גם עבור מדריך הקורס, כך שהמדריך יכול להתמקד בתכנים הנדרשים ביותר ולהשמיט נושאים כלליים פחות רלוונטיים. לדוגמה, בארגון שנדרש לנתח נתוני מכירות חודשיים, המדריך יתמקד בפונקציות כמו טבלאות ציר, יצירת גרפים ותרשימים, וניתוח מגמות. כאשר כל שלב בקורס מכוון להשגת מטרות העסק, נוצרת התאמה מושלמת בין הידע הנרכש לבין צרכי העובדים, מה שמוביל להחזר השקעה גבוה יותר על הקורס.

מתי כדאי לבחור קורס אקסל בזום לעובדים?

קורס אקסל בזום מתאים במיוחד לעסקים שמבקשים להעניק הכשרה מקצועית וגמישה לעובדים, מבלי לדרוש נוכחות פיזית. קורס בזום מאפשר לכל עובד להשתתף בנוחות מהמשרד או מהבית, עם אפשרות להקליט את השיעורים ולחזור על התכנים לפי הצורך. במקרים אלו, אפשר לבצע אפיון ראשוני עם שאלון או פגישה קצרה בזום, כך שכל משתתף יקבל תוכן שמתאים במדויק לתפקידו.

לסיכום

קורס אקסל לעסקים יכול להיות השקעה משתלמת ביותר כאשר הוא מותאם אישית לצרכים המיוחדים של כל ארגון. אם אתם שוקלים להשקיע בהכשרה שתביא לתוצאות בשטח, בקרו בעמוד קורס אקסל לעסקים לקבלת פרטים נוספים על קורסים מותאמים או צרו קשר לייעוץ מקצועי להתאמת הקורס המדויק לצרכים שלכם.

בסופו של דבר, תדע לנהל את נתוני כוח העבודה ביעילות באקסל ולקבל החלטות מושכלות. אז קדימה >>

מתי משתמשים עם הזנת נתונים בצורה ידנית ואיך אפשר לייעל את הזנת הנתונים?

• העובדים מזינים את הנתונים בדפים ונותנים לך דפים / שולחים לך קבצים סרוקים.
• המעסיק נותן לך קבצי PDF של שעות הנוכחות ואין לך גישה לייצא מהתוכנה קבצי אקסל.

במצבים אלו ההקלדה הידנית צריכה להיות מדויקת, אך אפשר להקל עליה ולאפשר לך להקליד 1500 והאקסל ימיר לך את המספר לפורמט שעה – 15:00
לשם כך הכנתי לך נוסחה >>
בתוכנת אקסל יש להוסיף עמודות עזר להזנת נתוני כניסה ויציאה
כרגע נתמקד בכניסה ראשונה בעמודה A
תא A5 כתוב 1500
בתא H5 יש להכניס את הנוסחה הבאה –
IFERROR(TEXT(LEFT(A5,LEN(A5)-2)&”:”&RIGHT(A5,2),”hh:mm”),0)=
כדי להקל עליך את כתיבת הפונקציה –
מצרפת לך קובץ אקסל להורדה  >>מצרפת לך קובץ אקסל להורדה  >>

עכשיו,
כדי לבצע חישובי שכר לעובדים,
השלב הראשון זה הכנסת שעות כניסה ויציאה
אז במספר עובדים קטן – נתתי לך כאן פתרון שעובד מעולה
ומקל על הזנת נתוני הנוכחות בצורה ידנית.

מתי משתמשים עם הזנת נתונים בצורה אוטומטית ואיך אפשר לייעל את קליטת הנתונים?

אם יש לך כבר הרבה עובדים,
עם כל הכבוד לנוסחה האוטומטית,
להזין נתונים לכל עובד בנפרד, כבר לוקח הרבה יותר זמן ומאמץ מיותר…
ולמה מיותר?
כי אפשר לקלוט אותם בצורה אוטומטית!

יש כלי עוצמתי באקסל המאפשר
להכניס את קבצי הנוכחות של העובדים לתיקיה
לגשת לקובץ אקסל המרכז את כל הנתונים בצורה אוטומטית
ללחוץ לחצן ימני – רענן והקסם קורה!!

לקליטת הנתונים בצורה אוטומטית נשתמש עם הכלי Power Query

את הכלי תמצא כאן באקסל שלך –

יש לשים לב שייתכן ויהיה לך כתוב שאילתה חדשה זה קשור לגרסאות שונות של האקסל.
במידה ויש לך אקסל 2010 ומטה זה לא מובנה בתוך האקסל
אך ניתן להורדה חינם מהאתר של מיקרוסופט –
להורדה לחץ כאן >>
 לאחר ההתקנה תתקבל כרטסת נוספת בשם Power Query.

חישוב שעות עבודה באקסל –
קליטת נתוני נוכחות של עובדים בלחיצה אחת – צפו >>

שלב 1 – שמירת הקבצים בתיקיה במחשב
יש לרכז את הקבצי אקסל בתיקיה קבועה במחשב.

שלב 2- טעינת הקבצים לתוך Power Query
דבר ראשון, יש לשים לב שהקבצים לא פתוחים באקסל.
לפתוח אקסל חדש –
כרטסת נתונים – יבא נתונים (או שאילתה חדשה / קבל נתונים) – מקובץ – מתיקיה

עולה חלונית עיון שמבקשת ממך לגשת לתיקיה בה הכנסת את הקבצים.
יש לשים לב כשנכנסים לתיקיה לא רואים את הקבצים –

ללחוץ על פתח עולה חלונית המציגה את כל הקבצים –

לחיצה על טען  – תציג את רשימת הקבצים באקסל – פחות שימושי!
לחיצה על המרת נתונים תפתח את עורך Power Query
יש ללחוץ עכשיו על המרת נתונים
פעולה זו פותחת את תוכנת Power Query – נעים להכיר

כעת יש ללחוץ בכותרת של Content על החץ

עולה חלונית זו –

יש ללחוץ על שם הגליון Sheet1
רואים בצד שמאל תצוגה של הטבלה ולסיום – אישור
כעת רואים את כל הטבלה. לעמודה הראשונה קוראים Source Name ובה רואים את כל הקבצים.

בשלב עכשיו יש לערוך שינויים בטבלה ולסדר אותה,
סורי, אבל זה כבר תהליך ארוך למדריך זה
אבל ניתן לשחק בה ולגלות כלים שיכולים לסדר את הטבלה.
כלל למשחק מהנה לחצן ימני – יגלה לך אפשרויות לעבודה עם עמודות הטבלה.

בסדנה של Power Query אנו מרחיבים את השימוש עם התוכנה בצורה פרקטית לעומק.
ובמחשבון ELP אנחנו נבצע עבורך את העבודה על המחשב שלך ותקבל גם קליטת נתונים בצורה אוטומטית וגם חישובי שכר מורכבים בצורה מיידית על עשרות עובדים בלי לעבוד לחשב לבד בכלל.
להיכרות עם מחשבון ELP לחץ כאן >

לסיום – ללחוץ על סגור וטען

הטבלה המרכזת מתקבלת באקסל. אלו העובדים הקיימים כרגע –

עכשיו הטבלה המרכזת מקושרת לתיקיה המקורית וכל שינוי בתיקיה המקורית משפיע עליה.
לדוגמה עכשיו נוסיף עוד עובד לתוך התיקיה –

כעת, כדי לעדכן אותו בטבלה המרכזת – לגשת לטבלה – לחצן ימני – רענן
וכעת רואים ברשימת העובדים במסנן גם את שיר אלי –

כלי איחוד נתונים מתיקיה מאד שימושי ויכול לבוא לך לשימוש בהרבה מצבים,
ממליצה לקחת קבצי אקסל שיש לך בעבודה – להכניס לתיקיה – לרכז לטבלה אחת – להכניס עובד נוסף לתיקיה – לרענן ולעדכן את הטבלה בצורה אוטומטית.

בהצלחה, שיבוא לך לשימוש מועיל!
נהנית לשדרג ולייעל לך את העבודה באקסל! לאה

פונקציית VLOOKUP שימושית ב- 2 מצבים : הצלבת נתונים / שליפת נתונים

הצלבת נתונים

אז מה זה הצלבת נתונים?
נמחיש עם דוגמה מהשטח – קיבלתי קובץ עם 2 גליונות –
> בגליון אחד בשם תשלום יש את רשימת הלקוחות
שיש להסדיר איתם תשלום – הקובץ מכיל 310 שמות.
> בגליון שני – בשם לקוחות ששילמו יש את רשימת הלקוחות
שהעובד השני כבר הסדיר מולם את התשלום -הקובץ מכיל 299 שמות.
כך יוצא שיש 11 לקוחות שיש להסדיר איתם את התשלום – מיהם?
חשוב עכשיו להחליט – באיזה טבלה רוצים את התשובה ושם לכתוב את הפונקציה –
במקרה כאן – נרצה את התשובה בגליון של תשלום – עם ה- VLOOKUP ניתן הוראה לאקסל לחפש את הנייד של הלקוח בגליון לקוחות ששילמו ולכתוב לנו תשובה אם הוא קיים או לא.

כעת נעבור לכתוב את הפונקציה VLOOKUP אקסל – 

1. לעמוד בתא בו רוצים לקבל את התשובה
2. להקליד =VL עולה חלונית קטנה בה כתוב VLOOKP – ללחוץ עליה לחיצה כפולה
   (לא ללחוץ על אנטר שיפיק הודעת שגיאה NAME#) הפונקציה תיכתב במלואה עם סוגריים
3. ללחוץ על FX שנמצא בצד שמאל של שורת הנוסחאות
   נפתחת החלונית הבאה –

1. נלחץ על המספר הראשון שמחפשים – 
חשוב מאד ללחוץ בטבלה בה כתבנו על הפונקציה ולא לעבור לטבלה השניה

2. רק עכשיו לעבור לטבלה השניה ולסמן את העמודה של המספרים – מומלץ לסמן עמודה ולא תאים 

3. לכתוב 1 – מה מספר העמודה ממנה תביא את התשובה –
(אסביר זאת לעומק בחלק של שליפת נתונים)

4. להקליד 0 – התאמה מדויקת

שליפת נתונים

שליפת נתונים שימושית יותר ומשמשת כדי לשלוף תשובה על הנתון מהטבלה השניה.

תמיד יהיו 2 טבלאות –
שלב ראשון חשוב לזהות את המכנה המשותף – הנתון שקיים גם בטבלה האחת וגם בטבלה השניה
מומלץ שהמכנה המשותף יהיה מספר ולא טקסט.

כעת ללכת לטבלה בה רוצים את התשובה ולכתוב את פונקציית VLOOKUP (כמו שכתוב כאן למעלה או בכל דרך שנוחה לך…) ולהכנס ל – FX מומלץ מאד לעבוד עם FX זה חוסך הרבה תקלות טכניות

עולה חלונית הבאה –

1. ללחוץ על המכנה המשותף – בטבלה בה כותבים את הפונקציה – לא לעבור לטבלה השניה!
2. לעבור לטבלה השניה ולסמן מהעמודה של המכנה המשותף וחובה לגרור שמאלה עד סוף הטבלה
   להקפיד על 2 כללים – המכנה המשותף נמצא בעמודה הראשונה + התשובה נמצאת בתוך האיזור המסומן
   בשלב זה מומלץ לספור את מספר העמודה בה נמצאת התשובה
   יש לספור רק בתוך האיזור המסומן ולא מתחילת הטבלה.
3. מאיזה מספר עמודה תביא את התשובה? –
   לספור בתוך האיזור המסומן
   המכנה המשותף זה עמודה מספר 1
4. 0 – התאמה מדויקת – 90% מהמקרים משתמשים עם 0
   במדריך מורחב על פונקציית Vlookup נרחיב את המצבים בהם משתמשים עם 1

לתרגילים על פונקציית Vlookup אקסל יש ללחוץ כאן >

שליפת נתונים בין קבצים

את הדוגמאות עד עכשיו – ראינו כש- 2 הטבלאות נמצאות ב- 2 גליונות,
אך מה קורה עם הטבלאות נמצאות בקבצים שונים

חובה!! לפתוח את 2 הקבצים מראש
בארגומנט השני של הפונקציה – איפה תחפש?
מאפשר לשלוף נתונים שנמצאים בקובץ אחר.
כל מה שצריך לעשות, לפתוח את קובץ הנתונים מראש – וכשעומדים בפונקציה בארגומנט השני –
לעבור לקובץ השני ולסמן מהעמודה של המכנה המשותף שמאלה.
התוצאה שתתקבל בשורת הנוסחאות תיראה כך –

כשהקובץ החיצוני יהיה סגור –
הפונקציה יודעת עדיין לשלוף את הנתונים רק שורת הנוסחאות תיראה כך –

בתוספת המיקום של הקובץ במחשב.

• אם רוצים לשלוח את הקובץ במייל – בלי קובץ המקור
  יש לנתק את הקשר מקובץ המקור –
  ע”י העתקת הנוסחה של כל השורות – ובהדבקה – לבחור הדבק ערכים

הצלבת נתונים עם Countif

במדריך למעלה ראינו הצלבת נתונים עם Vlookup – התוצאה שמתקבלת היא המספר עצמו –
והיה יותר יפה אם היינו מקבלים תוצאה של 1 במקום המספר, נכון?
גם במצב זה-
מה קורה אם יש את אותו מספר – פעמיים או 3 – זה לא טוב שהוא שולף רק את הראשון
במקרה כזה נרצה לדעת כמה פעמים נמצא הנתון בטבלה השניה.
אז כדאי להכיר גם את הצלבת הנתונים עם פונקציית Countif

הצלבה עם פונקציית Countif מפיקה תוצאה של מספרים –
1 – לערך הקיים פעם אחת | 0 – לערך שלא קיים בטבלה השניה |
2 או יותר – לנתון הקיים מספר פעמים בטבלה השניה

דרך עבודה : להקליד Cou= > לחיצה כפולה על שם הפונקציה יציג אותה במלואה עם סוגריים > FX
יפתח את החלונית הבאה –

• מהי הנוסחה שתפיק בקבלה את הסכום לתשלום ללקוח ?
• בסיכום החודשי – כשיש רק את הנתון של הסכום הכולל- מהי הנוסחה המדויקת שתשלוף מתוכו את הסכום למע”מ ואת סכום המוצר נטו לפני המע”מ?
• נגלה מהו החישוב המהיר של תוספת מע”מ מבלי לחשב שום נוסחה
• וגם ניצור שם קבוע את המע”מ שישמש אותנו בכל הגליונות העבודה באקסל

אז קדימה, נצא לדרך…

שלב ראשון – הנוסחה שתפיק את הסכום לתשלום ללקוח

נתונה הטבלה הבאה-

כדי לחשב את המע”מ נשתמש בנוסחה- סכום הסה”כ * 17% את הסימן אחוז אפשר להקליד גם במספר עשרוני וכך לחסוך במקלדת לחיצה על הסימן אחוז- נוכל להקליד גם סכום הסה”כ * 0.17 הכלל להמרת אחוזים למספר עשרוני הוא כך-

מספר מתחת ל- 100 = יצוין 0.17 מספר מתחת ל-10 = יצוין 0.05 מספר מעל 100 = יצוין 1.17  1. מסמל את ה-100 + 17 ולכן בעמודה של סכום לתשלום הנוסחה תהיה כך – סכום הסה”כ * 1.17 או 117% או בצורה פשוטה יותר – סכום הסה”כ + מע”מ

שלב שני – הנוסחה שתפיק מהסכום הסופי את המחיר לפני מע”מ ואת הסכום למע”מ

עמודה A מתארת את המוצר, עמודה B מציגה את אחוז המע”מ 17% עמודה C מציגה את הסכום שהלקוח משלם וכעת צריכים לחשב בעמודה D מהו מחיר המכירה נטו ובעמודה E ואת מחיר המס כדי לחשב את מחיר המכירה נטו נשתמש עם הנוסחה הבאה-

כלומר, הסכום לתשלום / ובסוגריים 100% + 17% כדי לחשב את הסכום למע”מ נשתמש עם הנוסחה הבאה-

כלומר, הסכום לתשלום – הסכום לתשלום / ובסוגריים 100% + 17%

ואם אתם רוצים לבצע חישוב בודד למספר אחד בלבד תוכלו להשתמש עם המחשבון המובנה כאן המידע שניתן במדריך זה מאפשר לך להכיר את הנוסחה, ולבצע את החישוב לבד לאלפי נתונים שבטבלה.

שלב שלישי – לחישוב מהיר של תוספת מע”מ ללא נוסחאות–

נשתמש בכלי הדבקה מיוחדת– להמרה מהירה של נתונים עפ”י ערך חיצוני- לדוג’ מוצגת רשימת מוצרים עם מחירים,

להצגת הנתונים במהירות במחיר כולל מע”מ– 

דרך העבודה:

1. כתיבת ערך המע”מ בתא נפרד
2. העתקת התא של ערך המע”מ – העתק
3. בחירת האיזור שבו מצוינים המחירים שאליהם רוצים להוסיף את ערך המע”מ
4. לחצן ימני – הדבקה מיוחדת

בחירת הפקודה הכפל – תכפיל את הנתונים אוטומטית בערך המע”מ שהועתק ויתקבל הסכום לאחר המע”מ לחישוב מהיר של מחיר לפני מע”מ –

דרך העבודה:

1. כתיבת ערך המע”מ בתא נפרד
2. העתקת התא של ערך המע”מ – העתק
3. בחירת האיזור שבו מצוינים המחירים שאליהם רוצים להוסיף את ערך המע”מ
4. לחצן ימני – הדבקה מיוחדת
5. בחירת הפקודה חלק– תפחית את ערך המע”מ

ובדרך זו, ניתן גם להוסיף ולהפחית סכומים קבועים לנתונים מבלי להשתמש כלל בנוסחאות.

שלב רביעי  – מתן שם לתא אחד קבוע ושימוש איתו בכל הגליונות–  

אם יש לך חוברת עבודה עם הרבה גליונות ושימוש רב בערך מע”מ אז במקום להקליד בכל פעם בחישוב – 17% או 0.17 אפשר להגדיר שם מע”מ לערך קבוע של 17% ואז רק לשלב את השם לתוך הנוסחה והחישוב מתבצע במהירות. בהגדרת שמות באקסל – ניתן להגדיר שם שמכיל מספר קבוע או נוסחה קבועה ולאו דווקא הפניה לתא כמו שמוכר למי שעובד עם השמות באופן הראשוני.

דרך העבודה:

כניסה לחלונית השמות ע”י Ctrl + F3 ולחיצה על חדש

בתיבת מפנה אל שבתיבת הדו שיח הגדרת שם את הערך הקבוע או הנוסחה.

לדוגמא: הגדרת השם מע”מ שיפנה אל הערך 117%. שילוב בתוך הנוסחאות- עמידה בכל אחד מהגליונות וחישוב המע”מ כך
– =C3* לחיצה על F3 יציג את השמות, לבחור את השם מעמ ואישור והוא יוחלף בערך 117%. בהצלחה!!